Polityka Prywatności

I. Dane Administratora Danych Osobowych i Inspektor Ochrony Danych

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Fundacja ŻAK Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ul. Czesława Kanafojskiego 2, 10-722 Olsztyn, tel: 89 523 33 21, email: fundacja@zak.olsztyn.pl).
2. Inspektorem Ochrony Danych jest pracownik Administratora, kontakt do Inspektora Ochrony Danych: tel. 89 523-33-21, email: ido@zak.olsztyn.pl.

II. Pozyskanie danych osobowych

Pana/Pani dane osobowe pozyskujemy:

• od Pana/Pani w czasie kontaktu z nami,
• od Pana/Pani w wyniku wypełnienia formularzy na stronie internetowej www.zak.olsztyn.pl,
• z zewnętrznych serwisów internetowych w odniesieniu do danych analitycznych,
• od osób trzecich w przypadku wykazania przez nie odpowiedniego umocowania do działania w Pana/Pani imieniu.

III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Administrator Danych Osobowych przetwarza dane osobowe w celu:

• nawiązania kontaktu użytkowników z Administratorem,
• przeprowadzenia naboru do Domów Studenckich Fundacji ŻAK Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, rozliczenia pobytu w Domach Studenckich
• w celach analitycznych.

W celu rejestracji konta i nawiązania przez Panią/Panem kontaktu za pośrednictwem formularzy rejestracyjnych i kontaktowych na witrynie www.zak.olsztyn.pl przetwarzane są takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres (miasto, ulica, lokal, województwo, gmina, kod pocztowy)
• adres email,
• numer telefonu,
• adres IP urządzenia,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a), b) i f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli wynika to ze zgody użytkownika, jest to niezbędne do zawarcia umowy lub w przypadku istnienia interesu Administratora, którym jest prowadzenie marketingu usług własnych administratora.

W celu przeprowadzenia naboru do Domów Studenckich, zameldowanie gości, rozliczanie pobytu w Domach Studenckich, przetwarzane są takie dane osobowe, jak:

• numer PESEL,
• imię i nazwisko,
• nazwisko panieńskie,
• płeć,
• kraj,
• imiona rodziców,
• nazwisko rodowe matki,
• adres (miasto, ulica, lokal, województwo, gmina, kod pocztowy)
• numer dowodu osobistego,
• adres email,
• numer telefonu,
• miejsce urodzenia,
• data urodzenia,
• średni dochód z ostatnich 3 miesięcy,
• uczelnia, wydział, kierunek,
• adres IP urządzenia,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli jest to niezbędne do zawarcia umowy lub w przypadku istnienia obowiązku prawnego Administratora, którym jest rozliczenie z podatków z tytułu wykonywanej działalności.

W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Administratora, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• adres IP urządzenia,
• data i godzina odwiedzin strony,
• rodzaj systemu operacyjnego,
• przybliżona lokalizacja,
• rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
• czas spędzony na stronie,
• odwiedzone podstrony,
• podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes. W tym przypadku uzasadnionym prawnie interesem Administratora jest poznanie aktywności użytkowników na stronie internetowej bez możliwości zidentyfikowania klientów.

IV. Cookies

1. Administrator na swojej stronie internetowej, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy.
2. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej (jeżeli informacje są niewystarczające, prosimy o kontakt):
   • zapewnianie bezpieczeństwa — pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Służą zatem do ochrony danych osobowych użytkownika przed dostępem osób nieupoważnionych;
   • wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
   • stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;
   • tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci – ze szczegółowymi zasadami prywatności narzędzia Google Analytics można zapoznać się pod poniższym adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
3. Wyłączenie narzędzia Google Analytics może nastąpić poprzez zainstalowanie odpowiedniego narzędzia blokującego do przeglądarki internetowej, znajdującego się pod adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl
4. Pliki cookies mają dla nas charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Pana/Pani tożsamości.
5. Pana/Pani przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Pana/Pani urządzeniu, dlatego w przypadku nie wyrażenia zgody na użycie cookies, przy prosimy zmianę ustawień w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
6. Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności, ograniczeń w polubieniu strony na Facebooku etc.

V. Prawo wycofania zgody

1. 1Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
2. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy wysłać maila bezpośrednio do Inspektora ochrony Danych na adres ido@zak.olsztyn.pl .
3. Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

VI. Wymóg podania danych osobowych

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie naboru do Domów Studenckich Administratora za pośrednictwem formularza wniosku o miejsce w akademiku i korzystania z formularza kontaktowego na stronie www.zak.olsztyn.pl.

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Państwa dane są wprowadzane bezpośrednio do systemu informatycznego, który przetwarza je w sposób zautomatyzowany w celu realizacji procesu naboru do Domów Studenckich Administratora, zakwaterowania i obsługi płatności.

VIII. Odbiorcy danych osobowych

1. W swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe następującym odbiorcom w zakresie:
   • hostingu strony www.zak.olsztyn.pl Ośrodek Eksploatacji i Zarządzania Miejską Siecią Komputerową OLMAN z siedzibą przy ul. Heweliusza 8, 10-726 Olsztyn,
   • serwisu strony internetowej i zamieszczonych na niej treści Prosatis Sp. z o.o., ul. Warszawska 39/304, 10-081 Olsztyn,
   • pośrednictwa płatności: banki i podmioty pośredniczące w płatnościach internetowych.
2. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym.

IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Pana/Pani dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

X. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
   • Do czasu zgłoszenia przez Pana/Panią żądania usunięcia konta — w odniesieniu do danych osobowych podanych w formularzu rejestracji konta Klienta i nie użytych dalej w celu realizacji umowy.
   • Do czasu upływu terminów przedawnienia należności podatkowych (5 lat po zakończeniu roku, którym upłynął termin płatności zobowiązań podatkowych) – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z rozliczeniem pobytu w Domach Studenckich Fundacji Żak Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie za pośrednictwem funkcjonalności na stronie internetowej www.zak.olsztyn.pl.

XI. Państwa uprawnienia w związku z przetwarzaniem danych.

1. Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
   • dostępu do swoich danych osobowych tj. prawo do żądania wydania z naszych baz danych informacji Państwu i przesłania ich do Państwa w powszechnie dostępnym formacie plików (np. XLSX, DOCX, PDF itp.),
   • sprostowania danych osobowych tj. prawo żądania poprawienia treści danych osobowych,
   • usunięcia danych osobowych tj. prawo do żądania usunięcia wszelkich danych osobowych dotyczących Państwa z Naszych kartotek i baz danych, o ile Administrator nie będzie miał obowiązku prawnego przetwarzania tychże danych,
   • ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. prawo żądania, abyśmy w przypadku przetwarzania nadmiernych danych osobowych ograniczyli ten zakres przetwarzania, w przypadku jeżeli żądanie to nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na Administratora przez obowiązujące prawo, lub nie będzie uniemożliwiało realizacji umowy,;
   • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych tj. prawo żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych w określonym celu. W takim przypadku Administrator będzie przetwarzał dane w realizacji innych celów z wyłączeniem celu, dla którego zgłoszono sprzeciw, chyba że żądanie te sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na Administratora przepisy prawa.
   • przenoszenia danych osobowych tj. prawo żądania do wysłania wszelkich danych osobowych w formacie powszechnie dostępnym do innego administratora danych osobowych.
2. Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
3. Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez wysłanie maila bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych na adres ido@zak.olsztyn.pl, bądź za pośrednictwem funkcjonalności dostosowanej na stronie internetowej www.zak.olsztyn.pl.

XII. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2 00-193 Warszawa, tel. 22 531-03-01).

XIII. Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych.
2. Wszelkie zmiany wprowadzone do niniejszej Polityki prywatności zostaną opublikowane na niniejszej podstronie.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 11 czerwca 2019r.